Gesonderte Aufzeichnung von Bewirtungsaufwendungen

Gemäß § 4 Abs. 7 EStG müssen Bewirtungsaufwendungen, die geschäftlich veranlasst sind, einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Steuerliche Anerkennung

Diese Vorschrift zielt darauf ab, die steuerliche Anerkennung dieser Aufwendungen sicherzustellen, indem sie eine klare Trennung und Nachweisbarkeit fordert. Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg (Urt. V. 17.10.2023, Az. 6 K 6089/20) hatte in einem Fall zu entscheiden, bei dem eine GmbH, die ihre Kunden zu Veranstaltungen eingeladen hatte, diese Aufwendungen nicht gesondert aufzeichnete, sondern als allgemeine Betriebsausgaben verbucht hatte. Dies führte dazu, dass das Finanzgericht die Aufwendungen dem Einkommen der GmbH zurechnete, da sie gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verstoßen hat.

Gesonderte Buchung

Die gesetzlichen Bestimmungen verlangen, dass der Steuerpflichtige einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen vorlegen kann. Diese Anforderungen sind regelmäßig als Eigenbeleg zeitnah zu erstellen. Die Klägerin hat diese Anforderungen nach Auffassung des Gerichts nicht erfüllt, weil sie die Aufwendungen für die Veranstaltungen auf einem allgemeinen Konto und nicht auf einem Konto für nicht bzw. nur beschränkt abziehbare Betriebsausgaben buchte. Damit verlor die GmbH die steuerliche Abzugsfähigkeit dieser Bewirtungsaufwendungen.

Fazit

Bewirtungsaufwendungen, die geschäftlich veranlasst sind, müssen nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, um eine steuerliche Anerkennung zu finden. Die Nichtbeachtung dieser Vorschrift führt dazu, dass die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können und somit das Einkommen des Unternehmens erhöhen.