Sebastian Broß - Steuerberater, Dipl.-Betriebwirt (FH), Certified Valuation Analyst (EACVA) – Inhaber und Kanzleileitung

Autorin

Verena Witt

Steuerfachangestellte, staatl. gepr. Finanzassistentin, Fachassistentin Lohn und Gehalt

Frank Lienhard - Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Certified Valuation Analyst (EACVA)

Autor

Frank Lienhard

Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Certified Valuation Analyst (EACVA)

Verena Witt und Frank Lienhard, 27.11.2023

Steuerliche Behandlung der Bewirtung von Geschäftspartner und Mitarbeiter

Ob es die Einladung von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern zum Essen, das Sommerfest oder die Weihnachtsfeier ist – Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten wirft immer Fragen auf. Für die Frage der betrieblichen Abzugsfähigkeit ist dabei immer die „Killervorschrift“ § 12 des Einkommensteuergesetzes (EStG) zu beachten die besagt, dass Aufwendungen für persönliche Lebensführung oder gesellschaftliche Stellung steuerlich irrelevant sind, selbst wenn sie beruflichen Zwecken dienen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten mit komplexen Vorschriften versehen ist. Bei der Bewirtung von Arbeitnehmern oder Geschäftspartnern sollten daher mögliche steuerliche Stolperfallen vermieden werden. Dazu im Einzelnen:

Bewirtung und ihre steuerlichen Folgen

Was ist Bewirtung?

Bewirtung bezieht sich auf die unentgeltliche Bereitstellung von Speisen, Getränken oder anderen Genussmitteln zum sofortigen Verzehr. Dabei steht die Darreichung von Speisen und Getränken im Vordergrund, kann aber auch eine Nebenleistung sein. Wenn zusätzlich zu einer Bewirtung andere Leistungen wie Unterhaltung angeboten werden (Theater etc.), können die Gesamtkosten nicht abgesetzt werden, wenn der Preis in einem offensichtlichen Missverhältnis zum Wert der verzehrten Güter steht.

Es ist zu beachten, dass bei Unangemessenheit der Kosten, sei es für die gesamte „Veranstaltung“ oder für die Bewirtung selbst, auch die gezahlte Umsatzsteuer nicht abzugsfähig ist und unter das Abzugsverbot als Betriebsausgaben fällt.

Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Bewirtung stehen, wie Tischdecken, Trinkgelder und Garderobengebühren, sind ebenfalls Teil der Bewirtungskosten. Die Art der Mahlzeit, ob Frühstück, Brunch, Mittag- oder Abendessen, hat keine steuerliche Relevanz.

Steuerliche Folgen der Bewirtung

Eine Bewirtung ist nur dann als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn sie betrieblich oder geschäftlich veranlasst ist. Betriebliche Veranlassung kann z.B. die Bewirtung eigener Arbeitnehmer sein, bei der 100% der Kosten abgezogen werden können. Geschäftliche Veranlassung betrifft Bewirtungen von Geschäftspartnern, unabhängig von ihrer Nähe zum Unternehmen.

Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass können jedoch nur 70% der Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden, während demgegenüber aber die gesamte Vorsteuer abgezogen werden kann.

„Bewirtungsfähige“ Geschäftspartner können Kunden, Lieferanten, freie Mitarbeiter, Handelsvertreter, Fachberater oder ständige Berater sein, einschließlich zukünftiger Geschäftspartner.

Es ist ratsam, bei Veranstaltungen mit gemischten Teilnehmern, wie eigenen Mitarbeitern und freien Mitarbeitern oder Beratern, den Bewirtungsaufwand von Anfang an aufzuteilen, da bei Nicht-Angestellten unter den Bewirteten nur 70 % als Betriebsausgabe geltend gemacht werden darf.

Zusammengefasst können folgende Bewirtungskosten steuerlich berücksichtigt werden:

  • Betriebliche Veranlassung für Personen im engeren und weiteren Sinne des Betriebs, einschließlich eigener Arbeitnehmer.
  • Geschäftliche Veranlassung für Personen mit Geschäftsbeziehung oder potenziellen Geschäftspartnern. Bei privater Veranlassung oder Mitveranlassung (z.B. Bewirtung in der Wohnung oder Geburtstagsfeier) unterliegen die gesamten Kosten dem Abzugsverbot. Die Bewirtung von Besuchern des Betriebs, z. B. im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, ist geschäftlich veranlasst.
  • Angemessene Bewirtungskosten, abhängig von der Veranstaltung und der Branche. Hierbei ist die gesamte Veranstaltung und nicht der Aufwand für die einzelne Person zu beurteilen. Die Frage der Unangemessenheit wurde bislang höchstrichterlich noch nicht entschieden. Demzufolge kommt es auf den Einzelfall und damit auf Ihre Argumentation an, ob die Bewirtungskosten akzeptiert werden oder nicht. Ein ausschlaggebendes Kriterium dürfte aber ein angemessenes Verhältnis zwischen der Höhe des Umsatzes und Ertrags des Unternehmens im Verhältnis zur Höhe des Bewirtungsaufwands und auch auf die Üblichkeit in der jeweiligen Branche sein.

Erfordernisse für einen korrekten Bewirtungsbeleg

Um Bewirtungsaufwendungen steuerlich optimal geltend machen zu können, ist die Vorlage eines fehlerfreien Bewirtungsbelegs unerlässlich. Die Anforderungen an einen solchen Beleg sind in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und § 14a UStG festgelegt. Für Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorgaben. Diese müssen lediglich folgende Informationen enthalten:

  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
  • Das Ausstellungsdatum.
  • Die Menge und die Art der gelieferten Speisen oder die Art und der Umfang der erbrachten Leistung.
  • Das Entgelt sowie der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe.
  • Der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung.
    Für Bewirtungsbelege, die nicht mehr als Kleinbetragsrechnungen gelten, sind jedoch folgende Angaben erforderlich, um sie steuerlich zu verwenden:
  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Gasthauses (leistender Unternehmer).
  • Die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastwirts.
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifikation einmalig vom Aussteller vergeben wird.
  • Das Rechnungsdatum sowie das Leistungsdatum, welches den Zeitpunkt der Bewirtung angibt.
  • Eine präzise Leistungsbeschreibung, einschließlich Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Speisen oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung.
  • Der Brutto-Rechnungsbetrag, wobei bei einem Betrag über 250 Euro der Netto-Betrag, der anwendbare Steuersatz und der entsprechende Umsatzsteuerbetrag getrennt auszuweisen sind.

Beachten Sie, dass die geforderten Angaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG nicht zwangsläufig in einem einzelnen Dokument enthalten sein müssen. Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Solange alle erforderlichen Informationen zusammen den geforderten Nachweis bilden, steht der Abzugsfähigkeit nichts entgegen.

Abzugsfähigkeit von Trinkgelder

Beachten Sie: Führt ein Restaurant eine elektronische Registrierkasse, dann werden für den Betriebsausgabenabzug auch nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete Rechnungen akzeptiert, die durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind. Andere Formen von Rechnungen, wie handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, werden nicht anerkannt.

Sie als Gastgeber können sich auf die Richtigkeit von maschinell erstellten Bewirtungsrechnungen verlassen, wenn diese bestimmten Angaben enthalten, wie Transaktionsnummer, Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden. Bei Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung muss dieser auf der Rechnung oder in anderer Form kenntlich gemacht werden.

Elektronische Registrierkasse im Restaurant

Trinkgelder, die Sie als Gastgeber zusätzlich gewähren, können auch auf einer maschinell erstellten, elektronisch aufgezeichneten Rechnung ausgewiesen werden. Falls das Trinkgeld nicht auf der Rechnung erscheint, können Sie den Nachweis alternativ erbringen, indem der Empfänger das Trinkgeld auf der Rechnung oder einem separaten Beleg handschriftlich quittiert. Bei Trinkgeldern bis zu 10% des Rechnungsbetrags akzeptiert das Finanzamt einen Eigenbeleg, auf dem Sie den Betrag selbst eintragen.

Bewirtungen im Ausland

Die genannten Anforderungen gelten auch für Bewirtungen im Ausland. Allerdings können Sie unter bestimmten Umständen glaubhaft machen, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht möglich war. In solchen Ausnahmefällen akzeptiert das Finanzamt auch ausländische Rechnungen, die nicht allen Anforderungen entsprechen.

Weitere erforderliche Belegangaben

Um Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben anzuerkennen, sind weitere Angaben erforderlich, die Sie auf dem Bewirtungsbeleg oder einem separaten Blatt ergänzen können. Dazu gehören Ort, Datum, Teilnehmer, Ihrer eigenen Teilnahme und Anlass der Bewirtung. Hier ist eine möglichst genaue Bezeichnung erforderlich, z.B. Besprechung Vertragsabschluss Projekt XY. Allgemein gehaltene Angaben (z.B. Kundenbesprechung) erkennt das Finanzamt nicht an.

Bei der Bewirtung einer größeren Personenzahl, etwa im Rahmen einer Betriebsbesichtigung oder bei vergleichbaren Anlässen, reichen die Zahl der Teilnehmer und eine Sammelbezeichnung für die Personengruppe aus. Auch wenn Sie Gästen Verzehrgutscheine gewähren, müssen Sie eine entsprechende Abrechnung vorlegen, da Eigenbelege normalerweise nicht akzeptiert werden.

Die sorgfältige Angabe von Ort, Datum, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung ist unerlässlich, selbst wenn es sich um sensible Berufsgruppen oder vertrauliche Informationen handelt. Vergessen Sie nicht, sich selbst als Teilnehmer aufzuführen, auch wenn jemand in Ihrem Auftrag auf Firmenkosten einlädt.

Bewirtungen im häuslichen Umfeld

Wenn Sie Geschäftspartner in Ihrem eigenen Privathaushalt bewirten, sind Sie verpflichtet, einen Eigenbeleg auszustellen. Allerdings ist Vorsicht geboten: Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass solche Bewirtungen in Ihrem Privathaushalt privat motiviert sind. Nur in außergewöhnlichen Situationen erkennt es Bewirtungen im eigenen Zuhause als geschäftlich veranlasst an. Sie müssen nachweisen können, dass private
Gründe keine Rolle gespielt haben und ausschließlich geschäftliche Belange im Vordergrund standen. Ein Beispiel hierfür wäre eine Bewirtung von Geschäftspartnern aus arabischen Ländern, wo es zur Kultur gehört, Gäste zu Hause und nicht in einem Restaurant zu empfangen. Ein weiteres Beispiel könnte sein, wenn äußerste Geheimhaltung erforderlich ist, etwa bei einer bevorstehenden Übernahme, die noch nicht an die Öffentlichkeit gelangen darf.

Spezielle Aufzeichnungspflichten bei Bewirtungen

Die Bewirtungskosten müssen getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, am besten auf einem eigenen Buchhaltungskonto. Diese Aufzeichnungspflicht gilt nicht nur für Unternehmen, die bilanzieren, sondern auch für solche, die die Einnahmenüberschussrechnung nutzen, sowie in geringfügigen Fällen.

Einzelne, offensichtliche Fehlerbuchungen haben keine steuerlichen Auswirkungen. Das bedeutet, dass Sie Bewirtungskosten trotz solcher Fehler steuerlich geltend machen können.
Wenn Sie eine Sammelrechnung erhalten, sind Sie nicht verpflichtet, diese aufzuschlüsseln. Sie können die Gesamtsumme buchen, sofern die Einzelheiten aus den dazugehörigen Belegen hervorgehen. Gleiches gilt für Kreditkartenabrechnungen, sofern die erforderlichen Details aus den entsprechenden Belegen ersichtlich sind.

Aufmerksamkeiten anstelle von Bewirtungsaufwendungen

Kosten für Aufmerksamkeiten können in vollem Umfang als Betriebsausgaben abgesetzt werden, ohne dass spezielle Aufzeichnungspflichten beachtet werden müssen. Die Buchung der Ausgaben für Aufmerksamkeiten gestaltet sich unkompliziert und ohne steuerliche „Risiken“. Aufmerksamkeiten liegen vor bei:

  • Geringfügige Gesten der Höflichkeit wie Kaffee, Tee oder Gebäck, die beispielsweise bei betrieblichen oder geschäftlichen Besprechungen gereicht werden. Solche kleinen Gesten gelten nicht als Bewirtung, solange sie einer üblichen Höflichkeitsbekundung entsprechen.
  • Wenn ein Unternehmer „trockene“ Brötchen, Rosinenbrot oder Heißgetränke kostenlos für Mitarbeiter oder Geschäftspartner im Betrieb bereitstellt, handelt es sich nicht um ein Frühstück, Arbeitslohn oder ein Geschenk, sondern um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten.
  • Bei Produkt- oder Warenverkostungen, sei es im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim (Zwischen-)Händler oder auf Messeveranstaltungen, die direkt mit dem Verkauf der Produkte oder Waren in Verbindung stehen. Dabei ist eine unbeschränkte Kostenabzugsfähigkeit gegeben, vorausgesetzt, es werden ausschließlich die zu veräußernden Produkte sowie möglicherweise begleitende Aufmerksamkeiten (z.B. Brot während einer Weinprobe) angeboten. Diese Ausgaben mindern den Gewinn uneingeschränkt als Werbeaufwand.

Der Begriff „Aufmerksamkeit“ stammt ursprünglich aus dem Lohnsteuerbereich und betrifft normalerweise Arbeitnehmer. Dennoch können auch Zuwendungen an Geschäftspartner als Aufmerksamkeiten betrachtet werden, die nicht wie Geschenke steuerlich behandelt werden müssen. Die Finanzverwaltung verwendet den Begriff „Empfänger“ anstelle von „Arbeitnehmer“ im Kontext von „Aufmerksamkeiten“, was sowohl Geschäftspartner als auch deren Angestellte einschließt.

Digitale und digitalisierte Rechnungen/Belege

Immer häufiger erfolgt die Buchführung in der modernen Geschäftswelt digital, wodurch herkömmliche „papierne Belege“ zunehmend der Vergangenheit angehören. Bewirtungsrechnung können beispielsweise direkt von der Gaststätte in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Umgekehrt: Wenn Sie eine physische Bewirtungsrechnung erhalten haben, besteht die Möglichkeit, diese in Ihrer Buchführung zu digitalisieren (digitalisierte Bewirtungsrechnung). In beiden Fällen wird durch Sie ein Eigenbeleg erstellt, für den strenge Nachweisanforderungen zu beachten sind.
Der digitale oder digitalisierte Eigenbeleg muss von Ihnen autorisiert werden. Dies kann durch eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung der entsprechenden Angaben erfolgen. Eine nachträgliche Änderung der Angaben darf ohne entsprechende Dokumentation nicht möglich sein. Der digitale oder digitalisierte Eigenbeleg muss in Verbindung mit der Bewirtungsrechnung gebracht werden, entweder durch direkte Zusammenführung oder durch einen eindeutigen Hinweis auf den Eigenbeleg und die Bewirtungsrechnung. Hierbei ist auch eine elektronische Verknüpfung mittels eines eindeutigen Indexes oder Barcodes zulässig. Die erforderlichen Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angezeigt werden. Jedoch sind zusätzliche Nachweise für den digitalen oder digitalisierten Bewirtungsbeleg zu erbringen, die wie folgt erfüllt werden müssen:

  • Die Erstellung eines elektronischen Eigenbelegs mit den gesetzlich geforderten Angaben muss zeitnah erfolgen, oder die erforderlichen Angaben müssen zeitnah elektronisch auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung ergänzt werden.
  • Der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument muss elektronisch aufgezeichnet werden.
  • Der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung muss ebenfalls elektronisch dokumentiert sein.

Bewirtung eigener Arbeitnehmer bei besonderen Anlässen

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihre Arbeitnehmer ohne Beteiligung von Geschäftspartnern, beispielsweise in einem Restaurant, kostenlos oder zu einem reduzierten Preis bewirten, liegt in der Regel ein Sachbezug in Form von Arbeitslohn vor. Die auf den Arbeitnehmer entfallenden Bewirtungskosten sind steuerpflichtig, sofern sie die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro übersteigen. Als Arbeitgeber können Sie diese Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen. Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer bleiben hingegen steuerfrei, sofern sie den Betrag von 60 Euro nicht überschreiten. Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze, die bei jedem persönlichen Anlass (wie Geburtstag oder Jubiläum) mehrfach berücksichtigt werden kann. Die 50 Euro Sachzuwendungen sind hingegen monatlich begrenzt. Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter, die jedoch auf betrieblicher Ebene stattfinden. Die Anerkennung als Betriebsveranstaltung erfordert, dass sie allen Betriebsangehörigen offensteht und herkömmlich bzw. üblich ist. Die Häufigkeit oder besondere Ausgestaltung kann hierbei als Indikator dienen.

Betriebsveranstaltungen (Betriebsausflüge, Jubiläumsfeiern, Sommerfeste oder die Weihnachtsfeier)

Betriebsveranstaltungen zeichnen sich durch einen gesellschaftlichen Charakter auf betrieblicher Ebene aus, dazu zählen Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern des Unternehmens.

Teilnehmerkreis

Damit eine Veranstaltung als Betriebsveranstaltung betrachtet wird, muss der überwiegende Teil der Teilnehmer aus Betriebsangehörigen bestehen, einschließlich ihrer Begleitpersonen, gegebenenfalls Leiharbeitnehmer oder Mitarbeiter aus einem Konzernverbund.

Grundregeln

Um sicherzustellen, dass die Kosten einer Betriebsveranstaltung nicht als steuerpflichtiges Einkommen für die Arbeitnehmer gelten, gibt es bestimmte Grundregeln zu beachten.

Wenn die Teilnahme allen Arbeitnehmern offensteht und es nicht mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr gibt, muss der Aufwand pro Arbeitnehmer im Anschluss geprüft werden.

Bei Durchführung von mehr als zwei Veranstaltungen können Sie als Arbeitgeber wählen, welche als üblich angesehen werden sollen.

Für übliche Betriebsveranstaltungen dürfen nur übliche Zuwendungen an die Arbeitnehmer gewährt werden. Dies umfasst Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten etc. sowie Übernachtungs- und Fahrtkosten oder Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen.

Die Kosten pro Arbeitnehmer dürfen 110 Euro je Veranstaltung nicht überschreiten. Diese 110 Euro stellen einen Freibetrag dar, wobei lediglich der übersteigende Betrag lohnversteuert werden muss. Der überschreitende Betrag kann pauschal versteuert werden. Falls die 110 Euro-Freibetragsgrenze beispielsweise um 10 Euro überschritten wird, sind ca. 2,50 Euro (= 10 Euro bei 25%iger Pauschalbesteuerung zzgl. Soli und Pauschaler Kirchensteuer) pro Teilnehmer an das Finanzamt abzuführen. Wenn Angehörige oder Freunde der Arbeitnehmer ebenfalls eingeladen sind, erhöht sich der 110 Euro-Freibetrag für den entsprechenden Arbeitnehmer nicht.

Für „gemischte“ Veranstaltungen, die sowohl betriebliche als auch nicht betriebliche Elemente aufweisen, sind die Aufwendungen grundsätzlich aufzuteilen.

Erfolgen mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr, gilt der Aufwand ab der dritten Betriebsveranstaltung in voller Höhe als Arbeitslohn. Bei Anwendung der Pauschalsteuer (25%) besteht wiederum Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Verlosungen/Tombola

Wenn alle Arbeitnehmer an einer Tombola teilnehmen können, muss dieser Aufwand bei der Freibetragsprüfung berücksichtigt werden.

Gemischte Veranstaltungen

Veranstaltungen, die gemischt veranlasst sind, beispielsweise eine Weihnachtsfeier in Verbindung mit einem Kundenbesuch, müssen nach dem Verhältnis ihrer Zeitanteile aufgeteilt werden.

Absagen

Nachträgliche Absagen von Arbeitnehmern zur Betriebsveranstaltung haben steuerliche Auswirkungen auf ihre teilnehmenden Kollegen. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) sind die zu berücksichtigenden Aufwendungen des Arbeitgebers zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen. Eine Aufteilung der Gesamtkosten auf die angemeldeten beziehungsweise eingeladenen Teilnehmenden entspricht nach Auffassung des BFH nicht dem Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung

Vorsteuerabzug

Bezieht ein Unternehmer Leistungen für Betriebsveranstaltungen, wie z.B. bei einer Weihnachtsfeier, ist er nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn diese nicht ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dienen. Dient eine Betriebsveranstaltung lediglich dazu, das Betriebsklima durch gemeinsame Freizeitgestaltung zu verbessern, liegt gerade dieser privater Bedarf vor. In diesem Falle berechtigt dies nicht zum Vorsteuerabzug.

Der Unternehmer ist nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn es sich um eine Aufmerksamkeit handelt. Aufmerksamkeiten sind Zuwendungen des Arbeitgebers, die Geschenken entsprechen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Danach ist von einer Aufmerksamkeit dann auszugehen, wenn die Kosten der Betriebsveranstaltung 110 € brutto (ab 2024: 150 Euro) je Mitarbeiter nicht übersteigen. D.h. bleiben die Kosten der Betriebsveranstaltung pro Kopf unter den 110 € brutto, ist der Arbeitgeber dem Grunde nach Vorsteuerabzugsberechtigt. Übersteigt hingegen der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 € einschließlich Umsatzsteuer entfällt der Vorsteuerabzug.

Wachstumschancengesetz

Mit dem „Wachstumschancengesetz“ plant der Gesetzgeber ab 2024 eine Anhebung des lohnsteuerlichen Freibetrags auf 150 Euro. Ob sich daraus auch positive Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug ergeben, darf nach der aktuellen Rechtsprechung allerdings bezweifelt werden.

Geburtstagsfeiern

Möchte eine Kapitalgesellschaft Ausgaben für eine Feierlichkeit absetzen, die exakt z.B. am 50. Geburtstag des Gesellschafter-Geschäftsführers stattfindet, muss sie nachweisen, dass die Veranstaltung nicht aus dem Gesellschafterverhältnis heraus stattgefunden hat. Andernfalls liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vor. Andererseits sind die Kosten einer Geburtstagsfeier, zu der ausschließlich Arbeitskollegen eingeladen sind, als Werbungskosten abziehbar. Dies ist bspw. der Fall, wenn ein GmbH-Geschäftsführer ausschließlich Mitarbeiter zu seinem 50. Geburtstag einlädt. Diese Kosten können als Werbungskosten steuerlich berücksichtigt werden.

Essenskosten bei Reisen

Geschäfts- und Dienstreisen

Grundsätzlich werden Aufwendungen für Verpflegung grundsätzlich dem privaten Bereich zugeordnet und mindern den Gewinn nicht. Dennoch können in Ausnahmefällen Mehraufwendungen für Verpflegung während Geschäfts- und Dienstreisen steuerlich abgezogen werden. Geschäftsreisen entstehen, wenn Arbeitnehmer vorübergehend von ihrer Wohnung und dem Mittelpunkt ihrer dauerhaften betrieblichen Tätigkeit entfernt tätig
werden (z. B. Geschäftspartnerbesuche, Messen, Fortbildungen). Für jeden Tag der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können folgende Pauschbeträge gewinnmindernd angesetzt werden:

  • An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung sowie bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (ohne Übernachtung): jeweils 14 Euro (Stand 2023).
  • Abwesenheit ab 24 Stunden: 28 Euro (Stand 2023).

Bei Geschäftsreisen besteht kein Vorsteuerabzug für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 15 Abs. 1a UStG).
Falls der Mitarbeiter während seiner Abwesenheit kostenlose Verpflegung erhält, muss die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand entsprechend gekürzt werden, und zwar um 20% der vollen Verpflegungspauschale für ein Frühstück (= 5,60 Euro) und um 40% der vollen Verpflegungspauschale für ein Mittag- oder Abendessen (= 11,20 Euro). Unterbleibt die Kürzung, entsteht steuerpflichtiger Arbeitslohn in dieser Höhe. Besteht kein Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand, kann alternativ zum Essenswert auch der amtlich gültige Sachbezugswert im Lohn versteuert werden.

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten unterschiedlich hohe Pauschbeträge je nach Land. Bei einer langfristigen Geschäftsreise an derselben Tätigkeitsstätte können die Pauschbeträge nur für die ersten drei Monate abgezogen werden.

Nicht als Geschäftsreisen gelten:

  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
  • Regelmäßige Fahrten zu Filialen oder Betriebsstätten.

Bewirtung und weitere Leistungen in VIP-Logen

Wenn Ihr Unternehmen Aktivitäten von anderen Organisationen wie Sport- oder Kunstvereinen sponsert oder an Events teilnimmt, erhalten Sie oft Eintrittskarten für VIP-Logen. Es ist nicht immer leicht, zwischen Geschenken, Spenden und Sponsoring zu unterscheiden, da Sponsoring-Verträge nicht immer eindeutig sind. Wenn einem werbenden Unternehmen ein Gesamtbetrag in Rechnung gestellt wird, der sowohl Werbeleistungen als auch die Überlassung von Eintrittskarten und Bewirtung in der VIP-Loge beinhaltet, kann der Rechnungsbetrag aufgeteilt werden (BMF-Schreiben vom 22.08.2005 – IV B 2 — S 2144 – 41/05, BStBl. 2005 I, Seite 845):

  • Anteil für die Werbung: 40% des Gesamtbetrages = Vollständig abzugsfähige Betriebsausgabe.
  • Anteil für die Bewirtung: 30% des Gesamtbetrages
    – Bei Bewirtung von Geschäftsfreunden 70% abzugsfähig, die Vorsteuer ist voll absetzbar. Eine unentgeltliche Wertabgabe muss nicht versteuert werden, und der Vorteil aus der Bewirtung muss bei Geschäftsfreunden nicht als Einnahme erfasst werden.
    – Bei Bewirtung von Arbeitnehmern 100% abzugsfähig, jedoch kein Vorsteuerabzug, und daher keine unentgeltliche Wertabgabe. Die kostenlose Bewirtung stellt für den Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil dar, der zum Arbeitslohn gehört. Der Arbeitgeber kann die Pauschalbesteuerung übernehmen.. Die Pauschalsteuer beträgt 30 % der Aufwendungen (einschließlich Umsatzsteuer) zzgl. Solidaritätszuschlag.
  • Anteil für Geschenke (z. B. Sitzplätze bei Sportveranstaltungen): 30% des Gesamtbetrages. Sofern nicht eine andere Zuordnung nachgewiesen wird, ist davon auszugehen, dass davon wiederum entfallen
    – 50% auf eigene Arbeitnehmer und
    – 50% auf Geschäftsfreunde.

Achtung: Bei Geschenke an Arbeitnehmer fallen zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge an! Der Wert des Geschenkes muss bei dem entsprechenden Arbeitnehmer auf die Lohnabrechnung, damit der korrekte Sozialversicherungsbetrag für das Geschenk ermittelt werden kann. Eine Beitragsermittlung losgelöst von der Lohnabrechnung ist nicht möglich.
Die 40:30:30-Aufteilung darf nicht angewendet werden, wenn Einzelrechnungen ausgestellt werden. Zum Beispiel, wenn ein externer Caterer eine separate Rechnung für die Bewirtung stellt, die nicht im Gesamtbetrag der Aufwendungen enthalten ist. In diesem Fall müssen die Anteile angemessen geschätzt werden.

Betreuung auf Geheiß

Wenn ein Außendienstmitarbeiter auf Geheiß des Arbeitgebers Kunden im Rahmen einer Kundenveranstaltung betreut, kann dies im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen und den Vorteil einer lohnsteuerlichen Zuwendung ausschließen.

Oft werden bei Veranstaltungen wie Sportereignissen sogenannte Hospitality-Leistungen angeboten. Diese umfassen Eintritt ins Stadion mit speziellem Zugang, Sitz- oder Logenreservierungen, Parkmöglichkeiten, Bewirtung, persönliche Betreuung, Erinnerungsgeschenke und Unterhaltung in den Pausen. Hospitality-Leistungen beinhalten normalerweise keine Werbeleistungen des einladenden Unternehmens. Daher sollte zur pauschalen Aufteilung der einzelnen Leistungselemente folgender Maßstab verwendet werden:

  • 30% für Bewirtung – begrenzt auf 1.000 Euro pro Teilnehmer je Veranstaltung.
  • Der Geschenkanteil wird mit dem Restbetrag angenommen.

Bei sogenannten Business-Seats sind im Gesamtbetrag der Aufwendungen nur Eintrittskarten und Rahmenprogramm enthalten. Steuerlich gelten diese Leistungen als Zuwendungen und Bewirtung. Bei einer vereinbarten Gesamtsumme muss diese sachgerecht aufgeteilt werden. Eine pauschale Aufteilung mit

  • 50% für Geschenke und
  • 50% für Bewirtung ist ebenfalls zulässig.

Wenn Sie als Arbeitgeber nachweisen können, dass im Rahmen der vertraglich vereinbarten Gesamtleistungen auch Werbeleistungen erbracht werden, kann für die Aufteilung der Gesamtsumme der 40:30:30-Aufteilungsmaßstab angewendet werden.

Geschäftsfreunde-Bewirtung durch Arbeitnehmer

Es besteht die Möglichkeit für Arbeitnehmer, die aus eigener Tasche getragenen Bewirtungskosten als steuerlich absetzbare Werbungskosten geltend zu machen, sofern ein beruflicher Anlass für die Bewirtung vorliegt.

Besonders im Fall von Außendienstmitarbeitern oder Führungskräften, die auf Provisionsbasis oder leistungsabhängig vergütet werden, ist die Nachweisführung solcher beruflichen Anlässe in der Regel unproblematisch. Andere Mitarbeiter hingegen könnten Schwierigkeiten haben, die berufliche Veranlassung überzeugend darzulegen. Jedoch darf das Finanzamt die Anerkennung der Bewirtungskosten nicht allein unter Hinweis auf das Fehlen leistungsabhängiger Entlohnung verweigern. Der berufliche Charakter der Ausgaben kann auch aus anderen Umständen hervorgehen, die von den Finanzbehörden bei ihrer Beurteilung zu berücksichtigen sind.

Die Grundsätze für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten gelten sinngemäß auch für den Werbungskostenabzug von Arbeitnehmern. Hierbei gibt es jedoch einen „angenehmen“ Unterschied: Als Arbeitnehmer müssen Sie die Bewirtungskosten nicht separat aufzeichnen. Die Art der Entlohnung beeinflusst jedoch die Höhe der abziehbaren Werbungskosten:

  • Wenn Sie ausschließlich ein festes Gehalt beziehen und nicht leistungsabhängig entlohnt werden, können Sie – ähnlich wie Unternehmer – nur 70% der Bewirtungskosten als Werbungskosten geltend machen.
  • Auch bei Bewirtung von Personen außerhalb Ihres eigenen Verantwortungsbereichs sind lediglich 70% abzugsfähig.
  • Falls Ihre Entlohnung leistungsabhängig ist, können Sie die Bewirtungskosten zu 100% als Werbungskosten absetzen.
  • Ebenfalls 100% abziehbar sind die Kosten, wenn Sie als Arbeitnehmer nicht selbst als Gastgeber auftreten, sondern sich an den Aufwendungen des Arbeitgebers beteiligen. In diesem Fall können Sie den von Ihnen übernommenen Kostenanteil in vollem Umfang als Werbungskosten absetzen.

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