Um sicherzustellen, dass die Kosten einer Betriebsveranstaltung nicht als steuerpflichtiges Einkommen für die Arbeitnehmer gelten, gibt es bestimmte Grundregeln zu beachten.
Wenn die Teilnahme allen Arbeitnehmern offensteht und es nicht mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr gibt, muss der Aufwand pro Arbeitnehmer im Anschluss geprüft werden.
Bei Durchführung von mehr als zwei Veranstaltungen können Sie als Arbeitgeber wählen, welche als üblich angesehen werden sollen.
Für übliche Betriebsveranstaltungen dürfen nur übliche Zuwendungen an die Arbeitnehmer gewährt werden. Dies umfasst Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten etc. sowie Übernachtungs- und Fahrtkosten oder Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen.
Die Kosten pro Arbeitnehmer dürfen 110 Euro je Veranstaltung nicht überschreiten. Diese 110 Euro stellen einen Freibetrag dar, wobei lediglich der übersteigende Betrag lohnversteuert werden muss. Der überschreitende Betrag kann pauschal versteuert werden. Falls die 110 Euro-Freibetragsgrenze beispielsweise um 10 Euro überschritten wird, sind ca. 2,50 Euro (= 10 Euro bei 25%iger Pauschalbesteuerung zzgl. Soli und Pauschaler Kirchensteuer) pro Teilnehmer an das Finanzamt abzuführen. Wenn Angehörige oder Freunde der Arbeitnehmer ebenfalls eingeladen sind, erhöht sich der 110 Euro-Freibetrag für den entsprechenden Arbeitnehmer nicht.
Für „gemischte“ Veranstaltungen, die sowohl betriebliche als auch nicht betriebliche Elemente aufweisen, sind die Aufwendungen grundsätzlich aufzuteilen.
Erfolgen mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr, gilt der Aufwand ab der dritten Betriebsveranstaltung in voller Höhe als Arbeitslohn. Bei Anwendung der Pauschalsteuer (25%) besteht wiederum Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.